Nederland is, waar mogelijk, massaal gaan thuiswerken vanwege de coronacrisis. Dit geldt ook voor veel IT-ers, IT-afdelingen en hun leidinggevenden. En thuiswerken in de IT heeft grote effecten. Het is veel meer dan alleen het verplaatsen van je bureau van de kantooromgeving naar je thuissituatie.
Thuiswerken vraagt om andere support
Zoals inmiddels velen al geconstateerd hebben, verandert er voor de thuiswerkende IT-er van alles. Niet alleen je werkplek, maar ook je omgang met collega’s, met leidinggevenden, met de gebruikers en opdrachtgevers, en met je toeleveranciers. Ook het werk zelf is soms anders. Je gebruikers werken nu ook vaak thuis en hebben andere support nodig. En niet iedereen beschikt over de ideale thuiswerkplek. Daarnaast beschikt ook niet iedereen zomaar ineens over de eigenschappen nodig zijn om goed te kunnen thuiswerken. De scheiding tussen werk en privé is opeens totaal veranderd.
Thuiswerken in de ICT verandert samenwerken en leiderschap
En hoewel thuiswerken in de ICT voor sommigen al deels ‘gewoon’ was, is deze massale en acute overstap revolutionair. Voor de IT-er, maar nog meer voor de leidinggevende, de manager, de teamleider, en de procesmanager. Zij ervaren nu dat veel van hun aansturing gebaseerd was op persoonlijk en vaak spontaan contact. Contact waarbij we elkaar kort spreken, we ervaringen en emoties uitwisselen, en we even snel afstemmen en bijsturen. En natuurlijk op kleine en grote overleggen waarbij we elkaar in de ogen kijken.
Opeens wordt heel zichtbaar dat samenwerken niet alleen is gebaseerd op formele structuren, maar vooral bij elkaar gehouden wordt door het cement van de informele en spontane organisatie. En dat opeens een belangrijk deel van dat cement verdwenen is. Op de korte termijn is het effect misschien nog beperkt, maar al snel zal blijken dat het creëren en faciliteren van een goed draaiend team veel van de leider zal vergen. Niet alleen energie, maar vooral een fundamenteel andere manier van samenwerken.
Blijf Kalm, Creatief en Consequent!
Juist nu is leiderschap nodig en dat betekent: zorg eerst voor je team! Alles wat wegvalt aan informeel cement moet opgevangen worden door nieuwe samenwerkingsafspraken en vormen. Dit is niet even extra energie besteden, daarvoor gaat deze periode te lang duren. Het betekent een fundamentele andere wijze van leidinggeven voor het hele management.
Voor de komende periode, waarschijnlijk maanden, betekent dat concreet een nieuwe vorm van samenwerking die zorgvuldig en in nauwe samenwerking met het team georganiseerd moet worden. En het is mijn overtuiging, dat een deel van de verandering na de crisis permanent zal blijken te zijn.
Leiderschap betekent dus NU het structureel aanpassen en organiseren van je werk en gedrag. Ja het is hectisch, maar zorg eerst voor je team, zodat zij goed kunnen werken.
9 tips voor effectief leiderschap bij thuiswerken in de IT
Hieronder geven we je negen tips voor het thuiswerken in de IT. Doe er je voordeel mee!
Tip #1
1. Blijf kalm en pas de gemaakte basis-werkafspraken zoveel mogelijk toe, wees daarin creatief maar zorgvuldig en altijd doelgericht. Juist ten tijde van drukte of crisis moet de leider kalm blijven en voorbeeldgedrag vertonen. Wees begripvol, dwing medewerkers niet om de basisafspraken te negeren, ook niet als je manager of opdrachtgever bent. Juist nu geldt dat het reguliere werk gewoon door moet gaan en dat afspraken die destijds al bedoeld waren om zorgvuldig en efficiënt te werken, juist ook nu toegepast worden.
Tip #2
2. Let op elkaar! Elkaar niet meer zien, spreken en ontmoeten betekent voor veel collega’s een verlies van een belangrijk aspect van hun werk. Video-conferencing, mail, telefoon en Whatsapp compenseren dat maar gedeeltelijk. Plan tenminste 1x per week een bila met ieder teamlid, maar neem ook tussentijds contact op. Maak waar mogelijk gebruik van video-contact. Geef in teamgesprekken en bila’s structureel ruimte voor niet direct gerelateerde zaken. Vraag nadrukkelijk hoe het gaat.
Tip #3
3. Faciliteer! De thuiswerkomgeving is nu ook de werkomgeving. Zorg dat iedereen thuis over de faciliteiten beschikt die het thuiswerken veraangenamen, maar ook ARBO-technisch verantwoord maken. Goede schermen, headsets en bureaustoelen zijn nodig.
Tip #4
4. Coach! Begeleid je team en medewerkers actief bij de veranderende werkomstandigheden. Zorg dat iedereen ook zijn rustmomenten inplant. Denk aan koffie- en lunchbreaks. Vraag naar hun knelpunten en adviezen.
Tip #5
5. Geef feedback. Geef een dagelijkse update aan je afdeling of team: wat is er gebeurd, en wat gaan we morgen en de komende dagen doen. Wees duidelijk in de doelstellingen en gewenste resultaten. Vraag de betrokkenen om input te geven. Blijf de successen vieren met elkaar door behaalde mijlpalen te benoemen. Bied via rapportages of dashboards dagelijks inzicht in de geleverde teamprestatie.
Tip #6
6. Organiseer je backbone. Laat het werk zoveel mogelijk vastleggen in je helpdeskapplicatie (TOPdesk, Ultimo, Clientele, ServiceNow, etc.). Zo zorg je dat je collega’s kunnen zien waar iedereen mee bezig is, en als dat nodig is, werk van anderen kunnen overnemen. Gebruik als leider vooral deze informatie om te sturen.
Tip #7
7. Organiseer actieve call-coördinatie en zie erop toe dat werk niet te lang blijft liggen. Zorg dat procesmanagement actief stuurt op het bevorderen van Flow. En organiseer actieve communicatie met de klant over hoe hij de actuele dienstverlening ervaart.
Tip #8
8. Zichtbaar leiderschap. Zorg voor een duidelijke en herkenbare taakverdeling van het management: wie is waarvoor verantwoordelijk, en waar kunnen medewerkers met vragen naartoe. Zorg als leidinggevende dat je goed bereikbaar blijft, via telefoon, mail, of andere communicatiemiddelen, en reageer snel.
Tip #9
9. Bereid vergaderingen voor. Maak een agenda en duidelijke besluitpunten. Maak na de vergadering een lijst met afgesproken acties en koppel deze terug.
Voor de leider geldt juist in tijden van crisis dat hij/zij leiderschap moet tonen. Faciliteer je team, neem besluiten en geef duidelijk aan wat nu belangrijk is.
Help mee met tips voor thuiswerken in de IT!
Deze lijst met tips voor thuiswerkende IT’ers is lang niet compleet! Heb je suggesties, aanvullingen of correcties, post dan een commentaar via LinkedIn. Ik verwerk de reacties in een geactualiseerde lijst en zal deze publiceren.
Benieuwd naar een integraal IT service management systeem? Download dan de gratis whitepaper!
Wil je je IT-beheer verder professionaliseren? Met het gratis ISM-procesmodel kun je de ISM-methode direct, eenvoudig en snel invoeren, toepassen en te begrijpen: 70 pagina’s direct toepasbaar! Download de whitepaper hieronder:
